Mỗi cuối ngày, nhân viên kế toán tại các công ty tài chính lại ngồi đối chiếu từng dòng giao dịch, in sao kê và gửi hàng trăm tin nhắc nợ thủ công. Đây là nhóm công việc lặp đi lặp lại, chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể gây ra hệ quả nghiêm trọng. Vì vậy, tự động hóa doanh nghiệp trong lĩnh vực tài chính đang được nhiều đơn vị quan tâm, không chỉ ở tập đoàn lớn mà cả các công ty vừa và nhỏ cung cấp dịch vụ tín dụng, bảo hiểm hay thanh toán.
Những quy trình lặp âm thầm ngốn nhân lực ở công ty tài chính
Đối soát giao dịch, kiểm tra hồ sơ, nhập liệu cuối ngày
Ở hầu hết các tổ chức tài chính chưa số hóa sâu, đội ngũ vận hành phải xử lý hàng loạt tác vụ lặp lại mỗi ngày: đối soát dữ liệu thanh toán giữa nhiều kênh, kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ khách hàng, nhập liệu thủ công vào hệ thống lõi. Những công việc này không đòi hỏi phán đoán phức tạp nhưng lại chiếm phần lớn thời gian làm việc của nhân viên. Một sai sót nhỏ trong bước nhập liệu cũng có thể kéo theo hàng giờ để rà soát và khắc phục.
Trong lĩnh vực fintech và ngân hàng, việc kiểm tra cách kiểm tra lịch sử giao dịch BIDV hay đối chiếu cách kiểm tra lịch sử giao dịch Vietinbank đang được nhiều doanh nghiệp cân nhắc đưa vào quy trình tự động để giảm tải cho bộ phận hậu kiểm.
Nhắc lịch trả nợ, gửi thông báo biến động số dư hàng loạt
Bên cạnh đối soát, các công ty tín dụng và cho vay trực tuyến còn phải duy trì hệ thống nhắc nhở khách hàng trả nợ đúng hạn. Công việc này nghe có vẻ đơn giản nhưng đòi hỏi độ chính xác cao về thời điểm và nội dung thông báo. Gửi nhầm nội dung, nhầm khách hoặc nhắc quá sớm hay quá muộn đều có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tỷ lệ thu hồi nợ và trải nghiệm người dùng. Đây là lý do hệ thống tự động hóa gửi thông báo hàng loạt ngày càng được triển khai phổ biến, kể cả ở các nền tảng cho vay như vay Binvay hay những dịch vụ tương tự.
Tự động hóa khác gì việc chỉ thuê thêm người?
Khi khối lượng công việc tăng, phản xạ đầu tiên của nhiều doanh nghiệp là tuyển thêm nhân sự. Nhưng giải pháp này có giới hạn rõ ràng về chi phí và khả năng mở rộng. Tự động hóa doanh nghiệp tiếp cận vấn đề theo hướng khác:
Xử lý khối lượng lớn ổn định, ít sai sót do mỏi mệt
Một hệ thống tự động không bị ảnh hưởng bởi áp lực thời hạn hay sự mệt mỏi cuối ca. Nó xử lý giao dịch thứ 10.000 với độ chính xác theo cùng một bộ quy tắc như giao dịch thứ nhất. Đây là ưu thế mà đội ngũ thủ công khó duy trì bền vững, đặc biệt trong các nghiệp vụ tài chính cần bằng chứng kiểm toán rõ ràng.
Chạy 24/7, không phụ thuộc ca trực
Thị trường tài chính và hành vi khách hàng không tuân theo giờ hành chính. Khách hàng có thể nộp hồ sơ vay lúc 11 giờ đêm, thực hiện giao dịch vào ngày cuối tuần hoặc cần nhận nhắc nhở trả nợ vào sáng sớm. Hệ thống tự động giúp những luồng này không bị gián đoạn bởi ca trực hay lịch nghỉ lễ.
Để nhân sự tập trung vào việc cần phán đoán và chăm sóc khách hàng
Sau khi giải phóng nhân sự khỏi các tác vụ lặp, doanh nghiệp có thể tái phân bổ nguồn lực vào những công việc thực sự cần tư duy con người: tư vấn khách hàng phức tạp, xử lý khiếu nại, xây dựng sản phẩm mới. Đây cũng là một tiêu chí để đo lường thành công của dự án tự động hóa: không chỉ nhìn vào số lượng quy trình được thay thế, mà còn xem chất lượng công việc con người tập trung vào sau đó.
- Tốc độ xử lý: Xử lý thủ công phụ thuộc nhân lực và dễ chậm khi tải cao; tự động hóa doanh nghiệp giúp tốc độ ổn định hơn khi khối lượng tăng.
- Tỷ lệ sai sót: Xử lý thủ công dễ bị ảnh hưởng bởi mệt mỏi và áp lực; hệ thống tự động có thể kiểm soát sai sót theo quy tắc đã thiết lập.
- Khả năng hoạt động: Xử lý thủ công thường phụ thuộc ca làm việc và ngày nghỉ; hệ thống tự động có thể vận hành liên tục hơn.
- Chi phí mở rộng: Khi làm thủ công, chi phí thường tăng theo số nhân sự; với tự động hóa, chi phí mở rộng có thể tăng chậm hơn so với sản lượng.
- Kiểm soát kiểm toán: Quy trình thủ công dựa nhiều vào ghi chép tay; hệ thống tự động tạo nhật ký xử lý, giúp truy xuất dễ hơn.
Lộ trình bắt đầu cho đội tài chính chưa số hóa nhiều
Vẽ lại quy trình, tìm khâu lặp nhiều và rủi ro sai cao nhất
Bước đầu tiên không phải là chọn công nghệ, mà là hiểu rõ quy trình hiện tại. Doanh nghiệp cần lập danh sách các nghiệp vụ được thực hiện lặp đi lặp lại hằng ngày hoặc hằng tuần, ước tính thời gian xử lý và ghi nhận những điểm hay xảy ra sai sót nhất. Những khâu có tần suất cao, dữ liệu đầu vào chuẩn hóa và ít cần phán đoán chủ quan thường là ứng viên phù hợp để tự động hóa trước.
Đối với các doanh nghiệp mới bắt đầu chuyển đổi số, việc tham khảo cách triển khai tự động hóa doanh nghiệp theo từng giai đoạn sẽ giúp xây dựng lộ trình thực tế, tránh đầu tư dàn trải.
Tích hợp dần với hệ thống đang dùng thay vì thay mới toàn bộ
Một trong những e ngại lớn nhất khi triển khai tự động hóa là phải thay thế toàn bộ hệ thống đang vận hành. Thực tế không nhất thiết phải như vậy. Các giải pháp RPA (Robotic Process Automation) hiện đại có khả năng tích hợp với phần mềm kế toán, core banking hay CRM hiện có mà không đòi hỏi thay thế hoàn toàn. Cách tiếp cận từng bước, bắt đầu với một nghiệp vụ, đo kết quả rồi mở rộng, giúp giảm rủi ro và tạo niềm tin nội bộ trước khi tăng quy mô. Một số sản phẩm tài chính mới nổi như app Cayvang và nhiều nền tảng fintech khác cũng thường chọn cách tích hợp dần, thay vì đặt cược toàn bộ vào một hệ thống mới ngay từ đầu.
Kết luận: tự động đúng khâu mới ra hiệu quả thật
Tự động hóa doanh nghiệp tài chính không còn là câu chuyện xa. Nó đã xuất hiện trong nhiều nghiệp vụ tín dụng, thanh toán và fintech. Điều quan trọng không phải là triển khai càng nhiều công nghệ càng tốt, mà là tự động đúng khâu.
- Đo hiệu quả bằng thời gian xử lý thực tế giảm xuống và tỷ lệ sai sót được kiểm soát. Đây là hai chỉ số cụ thể, dễ theo dõi và khó bị diễn giải cảm tính.
- Sau khi khâu đầu tiên chạy ổn định và đội ngũ đã quen với quy trình mới, hãy mở rộng dần sang các nghiệp vụ tiếp theo theo thứ tự ưu tiên.
- Luôn giữ con người trong vòng lặp kiểm soát. Tự động hóa hỗ trợ con người, không thay thế hoàn toàn vai trò phán đoán và chăm sóc khách hàng.
Nếu bạn đang làm việc trong lĩnh vực tài chính và muốn tìm hiểu thêm về các công cụ, nền tảng fintech hỗ trợ chuyển đổi số, bạn có thể đọc thêm các nội dung về ngân hàng số, ví điện tử, giao dịch trực tuyến và vàng để có cái nhìn rộng hơn về xu hướng số hóa trong ngành. Để được tư vấn về giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo thêm thông tin tại trang chủ của đơn vị chuyên về chuyển đổi số doanh nghiệp.
