Chúng tôi hay được hỏi về cách nhập hàng chính ngạch. Người hỏi thường là startup sắp mở văn phòng hoặc dựng phòng máy mới. Kịch bản rất giống nhau. Đội kỹ thuật cần 20 chiếc server, vài chục switch mạng và một lô linh kiện. Người mua hàng lên sàn Trung Quốc thấy giá rẻ hơn hẳn trong nước. Rồi bắt đầu phân vân.
Phân vân là đúng. Hàng số lượng lớn từ Trung Quốc về Việt Nam có hai con đường. Đi chính ngạch nghĩa là khai báo đầy đủ với hải quan và nộp thuế theo quy định. Mỗi kiện hàng đều có giấy tờ. Còn tiểu ngạch là hàng về qua đường biên mậu. Nhanh và rẻ trước mắt. Nhưng gần như không có giấy tờ gì để đưa vào sổ sách.
Bài này bên mình kể lại kinh nghiệm sau nhiều lô thiết bị của các công ty công nghệ. Đọc xong, bạn tự quyết được con đường phù hợp với mình.
Startup công nghệ thường nhập những gì và vướng ở đâu
Trước khi bàn thủ tục, cần nhìn rõ danh mục hàng. Món hàng bạn nhập quyết định mức độ rủi ro khi thông quan. Thông quan là bước hải quan kiểm tra và cho hàng vào Việt Nam.
Danh sách quen thuộc của một startup hay agency công nghệ thường gồm:
- Server và máy trạm cho đội dev, đội render — nhóm hàng giá trị cao trên từng kiện.
- Switch mạng, firewall, tủ rack để dựng data center mini. Nói dễ hiểu, đó là phòng máy chủ nhỏ đặt ngay tại văn phòng.
- Linh kiện lắp ráp số lượng lớn: nguồn, RAM, ổ cứng, card mạng.
Mua một hai chiếc thì mua lẻ trong nước là xong. Nhưng khi đơn hàng lên tới vài trăm triệu, mọi thứ đổi tính chất. Một khách của bên mình từng đặt 30 máy trạm đi tiểu ngạch cho rẻ. Lô hàng bị giữ ở cửa khẩu ba tuần. Lễ khai trương văn phòng trễ theo. Và không ai đền cho khoản trễ đó cả.
Khâu tìm nguồn cũng ngốn thời gian không kém khâu vận chuyển. Nhiều bạn quen mua lẻ trên sàn. Đến khi cần 50 bộ nguồn máy tính thì không biết xưởng nào bán sỉ. Kinh nghiệm của đội ngũ: gom danh sách xưởng theo ngành hàng, so giá tối thiểu ba nơi rồi mới chốt. Chưa biết bắt đầu từ đâu, bạn có thể xem chi tiết ở đây về cách tìm nguồn sỉ nội địa Trung.
Còn một điểm ít người để ý: hàng tiểu ngạch không có hoá đơn hợp lệ. Cá nhân mua thì không sao. Công ty thì khác. Tiền mua máy không được ghi nhận thành chi phí. Lợi nhuận trên giấy tăng lên, thuế phải nộp tăng theo. Mua càng nhiều, thiệt càng đậm.
Chính ngạch khác gì tiểu ngạch với doanh nghiệp công nghệ
Nghe qua, hai đường này chỉ khác nhau ở thủ tục. Với doanh nghiệp có sổ sách, khác biệt nằm sâu hơn. Mỗi tờ giấy đi kèm lô hàng đều quy ra tiền.
Đi chính ngạch, bạn có tờ khai hải quan. Đây là hồ sơ chứng minh lô hàng vào Việt Nam hợp pháp, đã nộp đủ thuế. Kèm theo là hoá đơn VAT. Hoá đơn này cho phép khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Ví dụ lô thiết bị 1 tỷ đồng có khoảng 100 triệu tiền VAT. Có hoá đơn, bạn được trừ lại khoản này khi quyết toán. Không có thì mất luôn.
Về sổ sách, thanh toán cho xưởng và phí vận chuyển nên được đối chiếu hằng tháng. Đội nào đã tự động hoá khâu đối soát giao dịch sẽ nhàn hơn hẳn khi chứng từ dày lên.
| Tiêu chí | Chính ngạch | Tiểu ngạch |
|---|---|---|
| Giấy tờ | Tờ khai hải quan, hoá đơn VAT đầy đủ — kế toán hạch toán được, khấu trừ được thuế | Gần như không có |
| Thời gian giao | Ổn định, thường 5–10 ngày đường bộ, chủ động kế hoạch | Nhanh lúc thuận, nhưng dễ đứng hình cả tuần khi cửa khẩu siết |
| Rủi ro bị giữ hàng | Thấp nếu khai đúng | Cao, gần như không có cơ sở khiếu nại |
| Phù hợp khi | Đơn giá trị lớn, hàng đứng tên công ty | Hàng lẻ giá trị nhỏ của cá nhân |
Chuyện thanh toán cũng cần tính trước. Nhiều xưởng chỉ nhận chuyển khoản nội địa Trung Quốc. Bạn có thể tìm hiểu việc mở tài khoản ngân hàng Trung Quốc. Hoặc trả qua đơn vị trung gian có pháp nhân đứng ra thanh toán hộ. Cách sau phổ biến hơn với doanh nghiệp Việt.
Lưu ý khi chọn đơn vị vận chuyển chính ngạch
Chọn sai đối tác vận chuyển thì đi chính ngạch vẫn khổ như thường. Đây là phần bên mình khuyên bạn đọc chậm nhất. Gần như mọi rắc rối đều bắt nguồn từ khâu này.
Vài điểm đáng soi trước khi ký:
- Năng lực lô lớn: hỏi thẳng họ từng kéo đơn cỡ bạn chưa, bao nhiêu kiện, có đúng hạn không.
- Cách khai mã HS — mã phân loại hàng hoá để tính thuế. Khai sai, thuế đội lên hoặc hàng bị bẻ lại kiểm tra.
- Bảo hiểm hàng hoá và điều khoản đền bù có ghi trong hợp đồng không.
- Báo giá tách bạch cước, thuế, phí khai báo. Gộp một cục là dễ phát sinh về sau.
Bên mình từng làm việc với nhiều đơn vị vận chuyển. Yến China thuộc kiểu chịu khai đúng chủng loại thiết bị thay vì khai gộp cho nhanh. Nghe có vẻ nhỏ. Nhưng chính chỗ này quyết định lô hàng trôi qua cửa khẩu hay nằm lại đó.
Cách nhập hàng chính ngạch cho lô thiết bị đầu tiên
Với lô đầu tiên, bạn không cần giỏi thủ tục. Chỉ cần đi đúng trình tự.
Đầu tiên, gửi danh mục hàng chi tiết cho đơn vị vận chuyển để họ ước thuế và phí. Có con số này mới so được tổng chi phí giữa các phương án. Kế đến, chốt cách thanh toán với xưởng. Rồi ký hợp đồng vận chuyển, ghi rõ mốc giao hàng và mức đền nếu trễ. Cuối cùng, nhận đủ bộ chứng từ khi hàng về và chuyển ngay cho kế toán lưu. Muốn hình dung quy trình và khung chi phí, hãy xem trước trang vận chuyển hàng Trung Quốc chính ngạch. Đọc trước sẽ đỡ bị động lúc nhận báo giá.
Thiết bị về đến nơi mới là một nửa chặng đường. Vận hành đội máy đó sao cho đáng tiền lại là bài toán khác. Nó cùng mạch với chuyện tối ưu vận hành và chi phí mà đội công nghệ nào rồi cũng phải ngồi tính.
Kết luận
Lô hàng đứng tên công ty, giá trị vài chục triệu trở lên? Chính ngạch gần như là lựa chọn duy nhất đáng cân nhắc. Phần chênh chi phí so với tiểu ngạch là tiền mua sự yên tâm. Hàng về đúng hẹn, giấy tờ đủ để khấu trừ thuế. Và không có buổi sáng nào phải gọi điện hỏi lô hàng của mình đang ở đâu.
Việc nên làm ngay hôm nay rất gọn. Lập danh mục thiết bị cần mua. Gửi cho một đơn vị vận chuyển uy tín để nhận ước tính thuế phí. Có số liệu rồi mới quyết định đặt hàng. Đặt hàng trước, tính thuế sau là sai lầm tốn tiền nhất bên mình từng chứng kiến.
Câu hỏi thường gặp
Cá nhân chưa có công ty muốn nhập chính ngạch được không?
Được. Bạn có thể đi qua hình thức uỷ thác nhập khẩu. Nghĩa là một công ty dịch vụ đứng tên trên tờ khai và làm thủ tục thay bạn. Hàng vẫn về hợp pháp, có giấy tờ. Bạn trả thêm phí uỷ thác, thường tính theo phần trăm giá trị lô hàng.
Nhập chính ngạch từ Trung Quốc về mất bao lâu?
Đường bộ qua cửa khẩu phổ biến mất khoảng 5–10 ngày. Thời gian này đã gồm thông quan nếu hồ sơ chuẩn. Mùa cao điểm cuối năm hoặc khi cửa khẩu siết kiểm tra, nên cộng dự phòng thêm vài ngày.
Chi phí chính ngạch có đắt hơn tiểu ngạch nhiều không?
Trước mắt là cao hơn, vì bạn nộp đủ thuế và phí khai báo. Bù lại, phần VAT được khấu trừ và tiền hàng được tính vào chi phí công ty. Rủi ro mất trắng lô hàng cũng gần bằng không. Cộng trừ xong, đơn giá trị lớn đi chính ngạch thường rẻ hơn về tổng thể.
Bạn đang chuẩn bị lô thiết bị đầu tiên và chưa biết bắt đầu từ giấy tờ nào? Cứ nhắn cho đội ngũ, kể cả chỉ để hỏi một ước tính chi phí cho danh mục hàng của mình.
