Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là một trong những công cụ quan trọng giúp xác định nghĩa vụ thuế của người lao động và cá nhân có thu nhập. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN được quy định lại một cách chi tiết, nhằm đảm bảo sự minh bạch và chính xác trong việc thực hiện nghĩa vụ thuế. Việc hiểu rõ mẫu chứng từ này sẽ giúp các tổ chức và cá nhân thực hiện đúng quy định của pháp luật, tránh những sai sót trong quá trình kê khai và quyết toán thuế.
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?
Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là một loại giấy tờ được sử dụng để xác nhận số thuế TNCN đã được doanh nghiệp hoặc tổ chức khấu trừ từ thu nhập của cá nhân. Chứng từ này được cấp cho người lao động hoặc cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công hoặc các khoản thu nhập khác, nhằm chứng minh rằng thuế đã được khấu trừ và nộp cho cơ quan thuế.
Mục đích của chứng từ khấu trừ thuế TNCN
- Xác nhận số thuế đã khấu trừ: Đây là bằng chứng rằng người lao động đã nộp thuế thông qua đơn vị sử dụng lao động hoặc tổ chức có nghĩa vụ khấu trừ thuế.
- Giúp cá nhân quyết toán thuế: Chứng từ này giúp cá nhân khi làm quyết toán thuế TNCN vào cuối năm hoặc khi có yêu cầu hoàn thuế, có thể sử dụng để xác nhận số thuế đã nộp.
Các loại chứng từ khấu trừ thuế TNCN
- Phiếu thu thuế TNCN: Do cơ quan thuế phát hành, chứng nhận việc nộp thuế TNCN đã được thực hiện.
- Bảng kê thu nhập: Do người sử dụng lao động cấp cho nhân viên, ghi rõ số tiền đã trả cho người lao động và số thuế TNCN đã khấu trừ.
Quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN
- Các tổ chức, doanh nghiệp khi trả thu nhập cho cá nhân phải khấu trừ thuế TNCN và cấp chứng từ khấu trừ thuế cho người lao động.
- Cá nhân sử dụng chứng từ này để kê khai quyết toán thuế hoặc hoàn thuế nếu có sai sót trong việc khấu trừ.
Tóm lại, chứng từ khấu trừ thuế TNCN là công cụ quan trọng trong việc theo dõi và chứng minh nghĩa vụ thuế của người lao động, đồng thời hỗ trợ quá trình quyết toán thuế TNCN.
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN để làm gì?
Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là giấy tờ quan trọng dùng để ghi nhận số tiền thuế TNCN mà tổ chức, cá nhân khấu trừ từ thu nhập của người lao động hoặc cá nhân có thu nhập khác. Chứng từ này giúp xác định nghĩa vụ thuế của người lao động và làm căn cứ để họ kê khai, quyết toán thuế với cơ quan thuế. Đồng thời, chứng từ cũng đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận khoản thuế đã bị khấu trừ và giúp người lao động được hoàn thuế (nếu có) khi quyết toán thuế cuối năm.
Cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN khi nào?
Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) phải được cấp khi tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập cho người lao động hoặc cá nhân có thu nhập khác. Cụ thể, chứng từ này được cấp trong các trường hợp sau:
- Khi chi trả thu nhập: Mỗi lần chi trả thu nhập cho người lao động, tổ chức khấu trừ thuế TNCN và cấp chứng từ khấu trừ.
- Khi khấu trừ thuế TNCN từ thu nhập khác: Đối với cá nhân có thu nhập từ các nguồn khác ngoài lương (như thu nhập từ chuyển nhượng tài sản, cổ phần, v.v.), chứng từ khấu trừ cũng cần được cấp.
Chứng từ này phải được cấp đúng hạn và theo mẫu quy định để người lao động hoặc cá nhân có thu nhập có thể sử dụng trong việc kê khai, quyết toán thuế.
Từ ngày 1/6/2025 phải sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Từ ngày 1/6/2025, các tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) phải áp dụng chứng từ khấu trừ theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Cụ thể, theo Điều 12 Thông tư 32/2025/TT-BTC, các chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử trước đây sẽ không còn hiệu lực và phải thay thế bằng mẫu mới quy định tại Nghị định 70. Nếu phát hiện sai sót trong chứng từ đã lập trước, cần lập lại chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo quy định mới. Do đó, bắt đầu từ ngày 1/6/2025, chỉ có chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo mẫu 03/TNCN Nghị định 70/2025/NĐ-CP được công nhận.
Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo nghị định 70
Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN Nghị định 70/2025/NĐ-CP là Mẫu 03/TNCN ban hành kèm theo Nghị định này.
Cách viết mẫu Chứng từ khấu trừ thuế TNCN từ 01/6/2025 theo Nghị định 70
Dưới đây là cách viết mẫu Chứng từ khấu trừ thuế TNCN từ 01/6/2025 theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP người nộp thuế có thể tham khảo:
I. THÔNG TIN TỔ CHỨC TRẢ THU NHẬP
Điền đầy đủ thông tin tại các chỉ tiêu về tổ chức trả thu nhập bao gồm: [1] Tên tổ chức trả thu nhập, [2] Mã số thuế, [3] Điện thoại, [4] Địa chỉ đều được tự động lấy từ thông tin đơn vị đã khai báo ban đầu.
II. THÔNG TIN NGƯỜI NỘP THUẾ
[05] Họ và tên: Ghi chữ in hoa theo tên trên CMND/CCCD/Hộ chiếu. [06] Mã số thuế: Ghi mã số thuế của người nộp thuế do Cơ quan thuế cấp. [07] Quốc tịch: Khai trong trường hợp không phải quốc tịch Việt Nam. Nếu người nộp thuế có quốc tịch ở Việt Nam thì có thể để trống trường này. [08] Cá nhân cư trú: Chọn nếu người nộp thuế là Cá nhân cư trú. [09] Cá nhân không cư trú: Chọn nếu người nộp thuế là Cá nhân không cư trú. [10] Địa chỉ hoặc điện thoại liên hệ: Ghi số điện thoại hoặc địa chỉ của người nộp thuế để phục vụ cho mục đích liên hệ giữa Cơ quan thuế và người nộp thuế. [11] Số CMND/CCCD/Hộ chiếu: Điền CMND/CCCD nếu mang quốc tịch Việt Nam, điền Hộ chiếu nếu mang quốc tịch khác. [12] Nơi cấp: Ghi Tỉnh/Thành phố đối với CMND/CCCD, điền Quốc gia đối với Hộ chiếu. [13] Ngày cấp: Ngày cấp được ghi trên CMND/CCCD/Hộ chiếu.III. THÔNG TIN THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN KHẤU TRỪ
[14] Khoản thu nhập: Ghi loại thu nhập cá nhân nhận được như: thu nhập từ tiền lương, tiền công; đầu tư vốn; chuyển nhượng chứng khoán, … [14a] Khoản đóng bảo hiểm bắt buộc: Số tiền đóng BHXH hoặc các loại bảo hiểm bắt buộc tương tự mà đơn vị đã nộp cho nhân viên (khoản trừ trên lương của nhân viên) – giống khoản đóng bảo hiểm bắt buộc ghi vào Thư xác nhận thu nhập mẫu giấy (Trường hợp nhân viên chưa đóng BHXH thì ghi = 0). [15] Thời điểm trả thu nhập: Khoảng thời gian chi trả thu nhập cho nhân viên theo năm dương lịch. Có thể xuất chứng từ theo từng tháng hoặc theo khoảng thời gian [16] Tổng thu nhập chịu thuế phải khấu trừ: Là tổng số thu nhập đơn vị đã trả cho cá nhân chưa có các khoản đóng góp hay giảm trừ gia cảnh.Thu nhập chịu thuế = Tổng thu nhập – Các khoản được miễn thuế
[17] Tổng thu nhập tính thuế: Là tổng thu nhập tính thuế của cá nhân sau khi đã trừ đi các khoản giảm trừ như giảm trừ gia cảnh, giảm trừ người phụ thuộc.Tổng thu nhập tính thuế = Tổng thu nhập chịu thuế – Các khoản giảm trừ
Trong đó: Các khoản giảm trừ được quy định tại Điều 9 Thông tư 111/2013-TT-BTC.
[18] Số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ: Số tiền thuế mà đơn vị đã khấu trừ của người nộp thuế (tiền thuế đã khấu trừ theo biểu thuế lũy tiến hoặc toàn phần của khoảng thời gian trả thu nhập) [19] Số thu nhập cá nhân còn được nhận: Tổng thu nhập chịu thuế mà đơn vị đã trả cho người nộp thuế (Bằng chỉ tiêu [18] trên mẫu chứng từ giấy cũ).Số thu nhập cá nhân còn được nhận = Tổng thu nhập chịu thuế phải khấu trừ – Số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ
Quy định về định dạng chứng từ điện tử từ 01/6/2025
Tại Điều 33 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về định dạng chứng từ điện tử từ 01/6/2025 như sau:
– Các loại chứng từ quy định tại khoản 1 Điều 30 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP phải thực hiện theo định dạng sau:
+ Định dạng chứng từ điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin);
+ Định dạng chứng từ điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ chứng từ điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số;
+ Tổng cục Thuế, Tổng cục Hải quan xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ chứng từ điện tử, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số và cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của chứng từ điện tử theo quy định.
– Chứng từ điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của chứng từ đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người sử dụng có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.
Các lưu ý về cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025
Một số lưu ý về cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025
- Khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, doanh nghiệp phải lập chứng từ khấu trừ thuế giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế và phải ghi đầy đủ các nội dung tại Mục 2.
- Trường hợp sử dụng chứng từ điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế.
- Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
- Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một năm tính thuế khi cá nhân yêu cầu.
- Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế trong một năm tính thuế.
(Theo điểm a khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP)
Việc áp dụng mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP không chỉ giúp tổ chức, cá nhân thực hiện nghĩa vụ thuế đúng quy định mà còn góp phần nâng cao tính minh bạch và hiệu quả trong công tác thu thuế. Để tránh những rủi ro pháp lý và tài chính, việc nắm vững và sử dụng đúng mẫu chứng từ là điều cần thiết đối với mọi doanh nghiệp và người lao động. Hy vọng thông tin trong bài viết của ifintech.vn hữu ích cho bạn, đừng quên theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều tin tức hữu ích nhé.
Xem thêm: Cách Tra Cứu Nợ Thuế Hải Quan Tổng Hợp Từ A – Z Năm 2025
