So sánh Microsoft Word và Google Docs, nên sử dụng công cụ nào hơn

minhtoan

Tin Tức

Hiện nay, công nghệ thông tin đang phát triển hơn mỗi ngày. Những công cụ phục vụ cho dân văn phòng cũng rất đa dạng. Điển hình nhất có thể kể đến như Microsoft Word và Google Docs. Về cơ bản thì chức năng của chúng khá giống nhau, tuy nhiên, để tiện lợi hơn trong công việc thì mỗi người sẽ lựa chọn cho mình một công cụ phù hợp nhất. Vậy hãy cùng chúng tôi so sánh Microsoft Word và Google Docs để xem công cụ nào vượt trội hơn trong từng trường hợp nhé.

Quá trình sử dụng và truy cập trên 2 công cụ

Word là một trong những phần của gói Microsoft 365 có các chương trình khác như là Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher và Access. Vì vậy nên bạn không thể mua đơn lẻ mỗi Word mà phải mua trọn gói đấy. 

Tùy thuộc vào gói mà bạn đã lựa chọn, Word chỉ có thể được cài đặt ở một số máy tính nhất định. Cho đến năm 2010, Word online mới được Microsoft cho ra mắt. Tuy tiện hơn nhưng Word online vẫn còn đang thiếu một số tính năng dành cho người dùng muốn.

Google Docs lại khác với Microsoft Word, quá trình sử dụng nền tảng này hoàn toàn là trực tuyến. Bạn sẽ không cần phải tải xuống hay cài đặt bất kỳ thứ gì, chỉ cần máy tính hoặc laptop của bạn kết nối được với Internet là sẽ dùng được ngay

Ngoài ra, Google Docs cho phép bạn sử dụng ở mọi trình duyệt như là Windows, Mac OS X, Linux, Chrome. 

Google Docs tiện lợi hơn khi sử dụng trực tuyến 

So sánh Microsoft Word và Google Docs về mặt chi phí 

Đối với trường hợp này thì Docs ghi điểm hoàn toàn với gói thông thường được sử dụng hoàn toàn miễn phí. 

Còn với Word, bạn sẽ bỏ ra những mức tiền nhất định để sử dụng như là:

  • $149,99 là phí một lần 
  • $69,99 / năm, $6,99/ tháng khi cài trên một máy tính 
  • $99,99/ năm, $9,99/ tháng khi cài đặt trên nhiều máy tính tối đa là 5

Bên cạnh đó, Microsoft Office có cung cấp các gói khác nâng cao hơn với chi phí khá đắt đỏ vì vậy các bạn vẫn nên chủ động cài Office miễn phí cho MacBook tại Lucid Gen để thuận tiện sử dụng hơn nha. 

Tính năng kiểm soát và chủ động

Để mà so sánh Microsoft Word và Google Docs về mặt này thì chúng tôi đánh giá cao hơn Microsoft Word. Sẽ có khá nhiều sự cố khi làm việc ngoại tuyến cho dù các tài liệu sẽ được lưu trữ lại tại đám mây Google Drive. 

Những sự cố thông thường mà các bạn gặp phải khi sử dụng Google Drive như là: 

  • Bạn không thể truy cập trực tuyến vào tệp 
  • Ứng dụng không tải được 
  • Vấn đề về đồng bộ hóa tệp

Trong những lúc này, Microsoft Word sẽ giúp ích cho bạn lúc bạn đang ở trong tình trạng ngoại tuyến và các tài liệu sẽ được lưu lại ngay trên thiết bị đang sử dụng, điều này sẽ giúp bạn dễ dàng kiểm soát tài liệu hơn.

Giao diện và các bố cục giữa Google Docs và Microsoft Word 

Sẽ rất khó khăn trong việc tìm kiếm các thanh công cụ trên Word vì chúng được tích hợp rất nhiều tại đây 

Google Docs lại có một bố cục được thiết kế rất đơn giản và logic. Điều này khiến giao diện của Docs thân thiện với người dùng hơn và giúp bạn có thể dễ dàng sử dụng hơn 

Docs đặt những công cụ mà bạn thường xuyên sử dụng nhất để thuận tiện trong quá trình làm việc. Các thao tác khác như là chèn ảnh hoặc các bảng cũng được tìm thấy dễ dàng trong đề mục tổng của nó

Word thì cho phép bạn tùy ý chỉnh sửa thanh công cụ để lọc ra những thứ bạn hay sử dụng nhất tuy nhiên việc này có thể khá rắc rối và khó khăn cho những người vừa tập làm quen với Word 

Vì vậy, với những việc bạn cần xử lý đơn giản và nhẹ nhàng thì hãy chọn Docs còn còn những việc cần những công cụ nâng cao hơn thì hãy dùng Word. 

Bố cục trên Microsoft Word khá rắc rối 

Quá trình lưu file 

Với Word, bạn cần phải nhớ lưu File trước khi thoát khỏi chương trình không thì sẽ rắc rối lớn đấy. Tuy nhiên khi sử dụng Docs, nó sẽ tự động lưu cho bạn một cách liên tục khi đang làm việc Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được khá nhiều thời gian hơn đấy 

Khả năng tương thích và định dạng tệp giữa Microsoft Word và Google Docs

Google Docs cho phép bạn tải xuống và chỉnh sửa các tài liệu thuộc Word. Ngoài ra, bạn có thể tải xuống tài liệu trên Docs xuống dưới dạng Word với tiêu chuẩn .docx

Bên cạnh đó ra, Google Docs còn cho phép xuất tài liệu với các phần mở rộng khác như là ODT, EPUB, HTML, RTF, TXT 

Với các tệp PDF ở trên Word, bạn có thể tùy ý chỉnh chỉnh sửa và lưu lại dưới dạng PDF. 

Làm việc và cộng tác từ xa

Cả hai công cụ đều hỗ trợ người dùng theo dõi hoặc chỉnh sửa thay đổi với những tài liệu mà bạn đã chia sẻ

Bạn có thể chia sẻ đường link từ Google Docs qua email hay bất kỳ phương thức liên lạc nào để người khác có thể cộng tác hoặc có thể mời người khác cộng tác tại ngay tài liệu 

Khi người nhận truy cập vào đường link dẫn tới thì bạn có thể thấy được tên người đang tham gia hoặc hình đại diện bằng các con vật ẩn danh. Bạn có thể thể theo dõi trực tiếp các thay đổi từ cộng tác ngay trên tài liệu 

Google Docs cho phép chia sẻ tài liệu để người khác cộng tác 

Tuy nhiên bạn sẽ chỉ thực hiện được điều này trong Word khi sử dụng Word bản trực tuyến và bạn sẽ cần đăng ký một tài khoản mà người cộng tác với bạn có thể không sở hữu được

Một vài điều thú vị bạn có thể tham khảo về 2 công cụ này: 

  • Có 12% số người sử dụng Docs để làm việc một mình, 80% lại dùng Word để thay thế 
  • Số phần trăm người dùng Docs để làm việc nhóm khá lớn lên đến 73%, và chỉ có 13% dùng Word để cộng tác với nhau

Thế nên, nếu làm việc nhóm thì bạn nên chọn Google Docs còn làm việc một mình có thể chọn Microsoft Word.

Sử dụng trên điện thoại

Cả hai công cụ đều không quá xuất sắc khi sử dụng trên thiết bị điện thoại. Cả 2 công cụ đều không lấy thiết bị điện thoại thông minh làm nền tảng nên không thể làm việc xuất sắc và toàn diện như khi làm việc trên máy tính được

Tuy vậy nhưng những tính năng cơ bản của Docs và Word khi dùng trên điện thoại vẫn sẽ không bị mất đi. Bạn có thể chèn thêm hình ảnh, biểu đồ, bản vẽ tuy nhiên trên Word online sẽ không sử dụng những tác vụ này

Cả hai công cụ Docs và Word đều có thể dùng ổn trên điện thoại tuy nhiên sẽ không quá xuất sắc và chuyên nghiệp. 

Lời kết

Ở bài viết trên chúng tôi đã so sánh Microsoft Word và Google Docs để làm rõ những ưu và nhược điểm của cả hai công cụ. Hy vọng rằng, chúng sẽ cung cấp những thông tin bổ ích và cần thiết để các bạn có thể dễ dàng lựa chọn xem Docs hay Word phù hợp với mình hơn. Theo dõi chúng tôi để có thêm nhiều bài viết hay ho nhé!

Trang Thông tin FinTech mới nhất

Danh mục

FinTech

EBanking